Perkenalan untuk Otomatisasi di Akuntansi dan Pembukuan

Teknologi hadir tentunya ditujukan untuk mempermudah seluruh aktivitas manusia di masa sekarang. Termasuk dengan teknologi otomatisasi pembukuan yang ditujukan untuk mempermudah pekerjaan seorang akuntan. Namun apakah itu otomatisasi pembukuan dan akuntansi? Mari kita bahas bersama-sama.

Otomatisasi pembukuan dan akuntansi merupakan sebuah proses dalam pembukuan yang dapat terjadi berkat kemampuan pembelajaran mesin. Mesin yang dimaksud di sini merupakan sebuah sistem software yang telah dirancang sedemikian rupa digunakan untuk pencatatan transaksi. Software ini memproses memasukkan data ke sistem akuntansi, sehingga seorang akuntan tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk aktivitas yang nilai valuenya rendah.?

Otomatisasi Akuntansi Menjadi Trend di 2021

Saat ini, beberapa akuntan mulai merasakan dampak bisnis yang terjadi akibat otomatisasi dan sistem teknologi tinggi. Berdasarkan laporan Sage yang dikutip dari https://financesonline.com mengungkapkan bahwa sekitar 90% akuntan merasa bahwa akuntansi sedang mengalami pergeseran budaya yang lebih condong ke arah adopsi teknologi. 

Beberapa faktor yang mendorong adanya pergeseran budaya tersebut yaitu tuntutan pemasaran, regulasi, perubahan generasi, dan permintaan klien, serta investasi yang dilakukan bisnis untuk mengimbangi dunia akuntansi. 

Dengan beralih ke otomatisasi, dapat meminimalisasi kesalahan yang mungkin terjadi pada proses akuntansi. Hal ini disebabkan sebagian besar prosesnya akan dilakukan dengan komputerisasi. Otomatisasi pembukuan dapat mempercepat suatu bisnis dalam mengambil keputusan berdasarkan data sehingga dapat berkembang lebih besar lagi. Mengoptimalkan proses dan meminimalkan tugas adalah kunci utamanya.

Tumbuhnya permintaan besar di seluruh dunia akan pengembangan teknologi sistem akuntansi membuat mulai banyaknya jasa layanan software akuntansi. Bahkan menurut laporan Fortune Business Insights, di tahun yang akan datang, pasar software akuntansi akan mengalami pertumbuhan yang tinggi. Selama periode perkiraan 2019 hingga 2024, pasar akan tumbuh pada CAGR 8,5%. Inilah mengapa otomatisasi pembukuan di tahun 2021 dan kedepannya masih dan akan menjadi trend.

Industri Yang Mendapat Keuntungan dari Otomatisasi

Otomatisasi pembukuan dapat digunakan baik di segala jenis bisnis maupun industri. Berbagai jenis usaha seperti bisnis manufaktur, ritel, atau bahkan bisnis industri kimia bisa menggunakan sistem otomatisasi ini. Tidak hanya itu sistem ini dapat digunakan oleh skala bisnis mulai dari UMKM, menengah hingga besar. Bahkan menurut website https://financesonline.com 58% dari pengguna sistem otomatisasi berbasis cloud digunakan oleh perusahaan besar, 57% perusahaan berskala menengah, dan 45% perusahaan berskala kecil. Tentunya semua usaha pasti tidak akan terlepas dari pembukuan bisnis, sehingga menggunakan otomatisasi dalam pembukuan akan sangat membantu dan memberikan keuntungan yang besar bagi perkembangan perusahaan.

Masalah yang timbul akibat tidak adanya otomatisasi akuntansi

Efek yang timbul bila tidak mengadopsi automation akuntansi

Mengadopsi teknologi otomatisasi saat ini bagaikan kebutuhan primer bagi sebuah perusahaan. Lantas, apa yang terjadi jika sebuah perusahaan tidak mengadopsi teknologi otomatisasi?

Perusahaan akan ketinggalan zaman

Tentu saja perusahaan akan ketinggalan zaman! Kemajuan teknologi adalah sesuatu yang tidak bisa dibendung. Perusahaan mau tidak mau harus mengikuti arus perkembangannya. Berbagai pekerjaan manusia yang berulang dan cepat pada akhirnya dapat digantikan dengan robot. 

Banyak pekerjaan yang masih dikerjakan dengan manual

Tidak mengadopsi teknologi berarti pekerjaan dilakukan secara manual. Ini dapat memperbesar peluang terjadinya human error. Manusia tetaplah manusia, tidak bisa seperti robot yang telah diprogram dan didesain memiliki ketelitian yang tinggi. Jika perusahaan belum menggunakan otomatisasi, maka peluang terjadinya human error akan semakin besar. Ini dapat berdampak besar terutama di industri yang membutuhkan tingkat akurasi yang besar seperti akuntansi.

Perusahaan harus mengeluarkan biaya yang besar

Salah satu cost terbesar dalam sebuah perusahaan yaitu gaji pegawai. Belum lagi dengan tuntutan lain selain gaji yang diajukan oleh pegawai. Dengan hadirnya otomatisasi, maka beberapa pekerjaan bisa digantikan dengan robot. Sehingga dapat mengurangi pengeluaran yang besar untuk membayar pekerjaan manusia yang terkadang lambat dan mahal.

Perusahaan terkendala operasi di situasi seperti pandemi

Adanya pandemi benar-benar menyadarkan akan pentingnya sistem otomatisasi. Bayangkan, saat ini semua serba dibatasi, termasuk dengan jumlah manusia yang bekerja dalam suatu ruangan. Terdengar spele, namun berdampak besar. Jika perusahaan tidak menggunakan sistem otomatisasi maka akan banyak mengalami kesulitan disaat banyak kebijakan seperti pembatasan karyawan yang masuk atau kebijakan WFH.

Masalah-Masalah yang Sering Timbul Menjadi Normalisasi di Bisnis?

Kemudian, di dunia ini ada 2 tipe pebisnis dalam menghadapi permasalahan-permasalahan di atas yang timbul akibat tidak segera mengadopsi teknologi otomatisasi di atas. Yang pertama yaitu mereka yang segera sadar dan langsung berbenah untuk mengupgrade perusahaan mereka sehingga lebih efektif dan efisien. Sedangkan yang kedua, mereka yang sadar namun tidak segera berbenah, membiarkan apa yang sudah terjadi, hari-demi hari sehingga menjadi terbiasa.

Bayangkan, jika permasalahan-permasalahan di atas tidak segera disadari dan ditangani, berapa banyak waktu, tenaga, dan biaya yang terbuang sia-sia? Padahal jika bisa dikelola dengan lebih baik maka dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

Petanda untuk mengadopsi otomatisasi pembukuan

Petanda Untuk Mengadopsi Otomatisasi Keuangan dan Akuntansi?

Melakukan pekerjaan secara manual saat ini sudah dianggap ketinggalan zaman. Hadirnya teknologi tentunya ditujukan untuk kemudahan dalam melakukan pekerjaan. Berikut ini dapat menjadi masalah mungkin muncul saat pekerjaan dilakukan secara manual:

  1. Sistem perencanaan terhadap stok produk penjualan yang buruk
  2. Terjadinya human error
  3. Stok produk yang dijual tidak diketahui jumlahnya dengan jelas
  4. Kualitas produk yang sampai kepada konsumen tidak maksimal
  5. Proses penjualan dan pelayanan terhadap konsumen yang buruk

?Tips dan trick Untuk Menjauhi Proses Manual

Rencanakan strategi dengan matang

Sebelum merubah beberapa sektor di sebuah perusahaan menjadi terotomatisasi, lakukan identifikasi prosesnya. Dengan begitu lebih mudah dirumuskan apa saya hal-hal yang memang diotomatisasikan. Sehingga akan memastikan hasil yang lebih sesuai harapan dan waktu yang dihabiskan lebih produktif. 

Persiapkan orang atau tim yang akan berhubungan dengan software atau teknologi otomatisasi akuntansi

Mengotomatisasi proses dimaksudkan agar tim dapat bekerja lebih fokus pada tugas yang biasanya sempat mereka lakukan. Jadi, butuh seseorang yang memang diberi tugas untuk mengawasi teknologi otomatisasi secara umum. Orang tersebut harus memiliki pemahaman yang menyeluruh tentang bagaimana dan mengapa sistem otomasi Anda bekerja.

Berikan pelatihan kepada tim dengan bertahap, tidak perlu terburu-buru

Merubah sistem baru tidak seperti membangun candi prambanan yang bisa dilakukan dalam semalam. Penerapan sistem baru dengan bijaksana dapat membantu tim lebih berhasil untuk beradaptasi. 

Memastikan teknologi otomatisasi yang akan diadopsi sesuai dengan visi misi perusahaan

Perusahaan harus memastikan arah dari pengotomatisaian sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan. Tidak ada gunanya juga mengadopsi otomatisasi jika tidak memberikan impact terhadap pertumbuhan bisnis perusahaan.

Memilih teknologi dan sistem otomatisasi akuntansi yang tepat

Perusahaan memiliki pilihan dalam menerapkan teknologi atau sistem otomatisasi akan digunakan. Terkadang teknologi yang digunakan cocok untuk perusahaan lain serupa belum tentu cocok dengan perusahaan anda. Terkadang penerapan otomatisasi di sektor pada perusahaan lain serupa berhasil, namun belum tentu berhasil diterapkan di perusahaan anda.

Hal kecil tetapi berdampak besar bila dipakai langsung di bisnis. 

Terkadang perubahan yang besar tidak selalu dimulai dari sesuatu yang besar, dapat dimulai dari sesuatu yang kecil. Seperti otomatisasi yang dilakukan pada pembukuan perusahaan anda. Terdengar simple tapi dampak yang dihasilkan besar. 

Seperti contohnya, jika dilakukan dengan manual, melacak pengeluaran dapat memakan banyak sekali waktu. Apalagi jika ditunggu hasilnya hingga setiap akhir bulan. Namun dengan otomatisasi dapat meringankan beban tersebut. Pengeluaran dapat dipindai dalam bentuk tanda terima, dan kemudian teknologi otomatisasi menarik informasi yang relevan, membandingkannya dengan transaksi dari bank, dan memasukkannya ke dalam perangkat lunak akuntansi. Dengan teknologi tersebut menghilangkan proses manual dari seorang manusia yang perlu mengecek setiap tanda terima dan mengelompokkannya dengan tepat. 

Tanda-tanda untuk mengadopsi otomatisasi akuntansi

Terkadang mungkin kita tidak menyadari jika sudah waktunya kita untuk mengadopsi otomatisasi. Ketidaksadaran ini bisa disebabkan oleh kebiasaan dalam normalisasi hal-hal yang sebenarnya perlu dibenahi. Pekerjaan yang dilakukan berulang dalam waktu yang lama membuat seolah sesuatu tidak ada yang berubah. 

Namun ada beberapa tanda yang dapat dilihat dalam suatu perusahaan sudah memasuki waktu untuk mengadopsi sistem yang baru. Seperti karyawan yang terdengar sering mengeluh dan mulai tidak produktif. Mengerjakan pekerjaan yang dilakukan berulang dalam waktu yang lama memang pada akhirnya membuat manusia bekerja seperti robot. Sayangnya, manusia bukan robot. Pada akhirnya rasa bosan, kesehatan yang mulai terganggu, atau semangat yang menurun bisa saja menyerang. 

Selain itu, jika dalam suatu aktivitas pekerjaan tertentu sering terjadi kesalahan. Itu bisa jadi merupakan salah satu tanda perusahaan harus mulai mengevaluasi dan memperbaharui. Evaluasi apa yang menyebabkan kesalahan tersebut sering terjadi yang mungkin saja aktivitas pekerjaan tersebut sudah waktunya digantikan dengan teknologi otomatisasi.

Area-area yang otomatisasi akuntansi harus dilaksanakan dengan segera.

Bisa dibilang hampir di semua area bisa atau mungkin suatu hari bisa diterapkan otomatisasi. Namun ada area-area tertentu yang paling memungkinkan untuk diubah menjadi otomatisasi. Hasil penelitian McKinsey Global Institute analysis, aktivitas yang memiliki persentase terbesar dalam otomatisasi yaitu mengumpulkan data, kegiatan fisik yang dapat diprediksi, dan pemrosesan data. Berikut adalah beberapa contoh pekerjaan dari aktivitas di atas:

  • Pengumpulan data: Pekerja di bidang hukum dan penyedia jasa piutang
  • Kegiatan  fisik yang dapat diprediksi: Pekerja produksi dan operator mesin
  • Pemrosesan data: Petugas yang menangani penggajian dan Petugas yang memproses transaksi

Kondisi sebelum mengadopsi otomatisasi akuntansi.?

Ingatkah beberapa waktu yang lalu, saat kita akan mencuci baju. Kita harus menunggu hingga air mengisi mesin cuci dengan penuh, memasukkan sabun cuci, menunggu timer di mesin pencuci berhenti, kemudian memindahkan pakaian ke mesin pengering dan menunggu hingga proses pencucian selesai? Hmm ya, mungkin saat ini masih ada beberapa yang masih menggunakan teknologi yang seperti itu.

Namun saat ini sudah banyak mesin cuci dengan ?sekali tombol?. Hanya dengan sekali tombol, semua runutan pekerjaan di atas dapat selesai dengan sendirinya. Bahkan kita bisa nyambi kegiatan yang lain saat sedang mencuci. Itulah salah satu contoh dari teknologi otomatisasi.

Kebanyakan orang yang langsung adopsi automation mengalami kegagalan. Ini karena proses bisnis mereka masih memiliki banyak varian yang menyebabkan kegagalan. Untuk ini, hal pertama yang harus dilakukan adalah membenahi proses bisnis di perusahaan supaya lebih terstruktur dan rapi. Setelah alur bisnis lancar, maka dengan sistem otomatisasi, ini akan menggantikan proses yang dulunya memakai tenaga orang akan diganti dengan tenaga mesin atau komputer. Hasil dari pergantian ini, bisa dibilang supaya proses yang dihasilkan oleh mesin akan menjadi sistematis dan konsisten. 

Pentingnya investasi di teknologi terutama otomatisasi pembukuan dan akuntansi.?

Inovasi dalam teknologi kini berkembang lebih pesat dengan sangat cepat. Dalam menjalankan bisnis tentunya harus mengikuti perkembangan teknologi yang ada. Karena pada akhirnya cepat atau lambat semua akan terintegrasi dengan teknologi dan internet. Sama seperti kasus yang terjadi saat pandemi saat ini.

Pandemi dalam sekejap membuat semua bisnis atau pun individu ?terpaksa? beradaptasi dengan teknologi dan keadaan yang serba online agar bisa terus survive. Dan kedepannya, untuk membangun kembali apa yang telah jatuh akibat pandemi akan sangat tergantung dengan teknologi. Sehingga berinvestasi terhadap teknologi oleh sebuah perusahaan dalam hal ini adalah sebuah hal yang penting.

Mengapa begitu penting sebuah perusahaan berinvestasi pada teknologi?

  • Memastikan semua pengeluaran tetap terkontrol sehingga membantu dalam mengelola keuangan
  • Mengadopsi sebuah teknologi berarti menghemat pengeluaran dalam waktu yang lama tidak hanya dalam sekali penggunaan.
  • Seluruh proses dapat disederhanakan mulai dari pengambilan keputusan, hingga tanggung jawab sehari
  • Efisiensi karyawan jadi meningkat sebab beberapa tugas-tugas terotomatisasi
  • Perushaaan berinovasi dan mendorong pertumbuhan dengan baik di masa depan

Dengan teknologi AI yang dikembangkan oleh tim Workspez, kami telah membantu usaha UKM dan juga menengah untuk mengadopsi teknologi berbasis cloud dan AI. Klien kami menginvestasi kami supaya tercipta proses otomatisasi yang selalu tepat waktu untuk mendapatkan laporan keuangan sebuah perusahaan. Dengan laporan keuangan ini, maka para pengusaha bisa membuat strategi bisnis sesuai dengan data yang paling akurat. Dampaknya ini akan membantu perusahaan lebih tepat hampir tiga kali lipat dalam pengaturan cash flow mereka. Klien Workspez juga mengalami rata rata dua kali lipat dalam mempersingkat waktu yang diperlukan untuk menghasilkan laporan keuangan bulanan.

Ayo investasi ke Workspez segera dan hubungi tim Business Development kami untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana Workspez bisa membantu usaha anda.

Sumber: 

https://financesonline.com/accounting-trends/

https://www.bbc.com/indonesia/vert-fut-40271855

https://www.botkeeper.com/blog/what-is-automated-bookkeeping-and-how-do-i-integrate-it-into-my-accounting-firm

https://www.linkedin.com/pulse/moving-away-from-manual-processes-crm-paul-mclaughlin/

https://blog.grabcad.com/blog/2019/02/05/4-reasons-why-companies-need-to-be-investing-in-tech-in-2019/#:~:text=Investing%20in%20technology%20is%20a,and%20making%20it%20more%20efficient.&text=One%20report%20suggests%20that%20investment,have%20the%20highest%20workplace%20engagement.

https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2020/05/27/why-its-important-to-invest-in-technology-during-this-downturn/?sh=4f8602e7e355

Asadia Diajeng
Asadia Diajeng

Asadia bergabung di Workspez sebagai content writer parttime. Setelah lulus kuliah, Asadia menjadi fulltime content writer Workspez. Kuliah di perhutanan dan senang travel, Asadia memang suka menulis blog terutama di bidang traveling.

Daftar ke newsletter kami

Daftar ke newsletter kami

Kami akan mengirimkan artikel seputar akuntansi, pajak, teknologi, dan keuangan

Terima kasih telah daftar ke newsletter kami

Share This

Share This

Share this post with your friends!

X